Mahnung schreiben

Eine Mahnung ist die eindeutige Aufforderung an einen Kunden, eine fällige, aber noch nicht bezahlte Rechnung zu begleichen. Du darfst mahnen, sobald die Rechnung fällig ist – meist nach Ablauf der auf der Rechnung genannten Zahlungsfrist.

Nicht zwingend: Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät ein Schuldner bei einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug – vorausgesetzt, die Rechnung wies auf diese Folge hin oder du hast an ein Unternehmen (B2B) geliefert. Eine Mahnung ist trotzdem sinnvoll, um Zahlungsbereitschaft zu prüfen und den Verzug klar zu dokumentieren.

Gesetzlich ist keine bestimmte Anzahl vorgeschrieben – rechtlich reicht theoretisch schon eine einzige Mahnung oder sogar der automatische Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB. In der Praxis haben sich ein bis drei Mahnstufen (Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung) etabliert, bevor ein Inkassobüro oder das gerichtliche Mahnverfahren eingeschaltet wird.

Ja, aber nur in Höhe der tatsächlich entstandenen und angemessenen Kosten, z. B. für Porto und Aufwand – üblich sind wenige Euro pro Mahnung. Pauschale, überhöhte oder nicht nachvollziehbare Mahngebühren sind rechtlich angreifbar und können vom Schuldner zurückgefordert werden.

Nach § 288 BGB betragen Verzugszinsen bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz zzgl. einer Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Der aktuelle Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank halbjährlich veröffentlicht.

Eine Mahnung ist ein formloses, privates Schreiben von dir an deinen Kunden. Das gerichtliche Mahnverfahren ist dagegen ein offizielles Verfahren beim Mahngericht, bei dem ein Mahnbescheid amtlich zugestellt wird und bei Nichtzahlung in einen vollstreckbaren Vollstreckungsbescheid münden kann.

Das liegt in deinem Ermessen – üblich ist, nach einer erfolglosen letzten Mahnung ein Inkassounternehmen zu beauftragen oder das gerichtliche Mahnverfahren bzw. eine Klage einzuleiten. Wichtig: Kosten für Inkasso oder Rechtsanwalt kannst du deinem Schuldner in der Regel nur dann in Rechnung stellen, wenn er sich bereits in Verzug befand.

Gesetzlich besteht kein Formzwang – eine Mahnung kann grundsätzlich auch mündlich oder telefonisch erfolgen. Aus Beweisgründen empfiehlt sich aber immer die Schriftform, z. B. per Brief oder E-Mail, damit du Inhalt und Zugang im Streitfall nachweisen kannst.

Eine vollständige Mahnung nennt die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, den offenen Betrag, das Fälligkeitsdatum sowie eine neue, angemessene Zahlungsfrist. Bei einer letzten Mahnung sollte zusätzlich auf mögliche weitere Schritte wie Inkasso oder ein gerichtliches Mahnverfahren hingewiesen werden.

Offene Forderungen verjähren unabhängig von einer Mahnung nach der gesetzlichen Regelverjährung von drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und du von Schuldner sowie Anspruch Kenntnis hattest (§§ 195, 199 BGB). Eine einfache Mahnung hemmt die Verjährung nicht – dafür sind gerichtliche Schritte wie ein Mahnbescheid nötig.